У вас есть свой онлайн-бизнес, и вы решились нанять свою команду. Даже при наличии навыка управления людьми — перед вами встанет вопрос организации работы команды в онлайне. Согласитесь, что руководить офисными сотрудниками и удаленными большая разница. Вы это сразу поймете.
В этом процессе есть несколько сторон: люди, сервисы, бизнес.
Прежде чем нанимать людей, вам надо решить:
- какие средства коммуникации будете использовать для общения с командой?
- какие онлайн-сервисы будете использовать для документооборота? (сделать так, чтобы ничего у вас не потерялось, а находилось в нужном месте под вашим присмотром);
- какой сервис будете использовать для постановки задач и контроля своих удаленных сотрудников.
Если вы уже можете ответить на эти вопросы — хорошо. Если нет, то читаем дальше.
Как будет происходит ваше общение с командой?
Вы определились, как вы будете общаться с командой? Skype, telegram, what app? Что для вас лично удобнее и быстрее? В последнее время мессенджеры становятся более удобными. Они позволяют переписываться, наговаривать сообщения голосом, созваниваться и устраивать групповые видеоконференции. Для своей работы выберите 1−2 таких канала коммуникации с сотрудниками. При этом четко пропишите для каких целей можно использовать данные чаты, группы
Где хранить рабочие документы?
Выбирайте те сервисы, которые позволяют создавать, совместно работать над файлами и хранить важную информацию. С этим отлично справляется Google Drive или OneDrive от Microsoft. По сервисам для совместной удаленной работы я уже писала отдельную статью. Для хранения больших объемов видео и аудио воспользуйтесь облачными хранилищами Облако мейл, Яндекс Диск, Dropbox.
Как не потерять важные задачи и проконтролировать результат
Также раз и навсегда примите решение ставить задачи только через CRM или сервисы планирования. Если вы по утрам наговариваете вашему помощнику задачи на день, то обяжите его (ее) прописывать их в вашем сервисе постановки задач письменно. Любая задача по вашему бизнесу должна быть записана в определенном месте. Это место совсем не чат, мессенджер или лс в соцсетях. Установив это «злобное» правило и придерживаясь его — вы избавите себя и свою команду от недопонимания, сорванных сроков, недоделывания задач и недопланирования.
Для планирования, постановки задач и их выполнения я рекомендую сервис Трелло, о котором писала ранее отдельную статью. Для малого бизнеса это действительно находка. Этот сервис — отличная альтернатива всевозможным CRM. Для инфобизнеса подходит на все 100% - проверено не один раз.
Можно также организовать работу удаленной команды в CRM (система взаимодействия с Клиентами и Сотрудниками). Например, Битрикс 24 позволяет заниматься планированием, контролированием, учетом Клиентов и многим другим. Переход в CRM зачастую дает сложно для всей команды, но приносить свои плоды после адаптации.
Каждый сотрудник видит, кто над чем работает, понимает четкий срок выполнения своей задачи, может вести тайминг рабочего времени, создавать общие документы для базы знаний, отмечать все необходимые действия по Клиенту (купил, позвонил, договорился).
Руководитель задает свои правила
Как руководитель бизнеса, вы задаете свои правила. Лучше это сделать в письменном виде.
Если вы хотите расти и масштабироваться — приучайте себя к прописыванию всех процессов в вашей команде. Причем делать вы это можете руками своего помощника.
В процессе работы у вас появляется много различных электронных документов, картинок, папок, фотографий, видео и других файлов. Чем больше вы работаете в инфобизнесе — тем больше у вас появляется наработок. Однажды оказывается, что все это завязано только на вас или на вашем любимом ассистенте. При уходе ассистента часть наработок тоже каким-то образом испаряется.
Чтобы не было подобной ситуации — всегда все важные сервисы должны быть зарегистрированы на вас и у вас должны быть все пароли и доступы к ним. Даже если вы не заходили в эти сервисы годами. Секретный файлик с доступами всегда должен быть у вас. Вы можете вести этот файл в Google таблицах или воспользоваться сервисом Last Pass, который будет хранить ваши пароли в надежном месте.
