С 2016 года у меня накопился достаточный опыт организации удаленных команд с нуля. Решила поделиться с вами своими лучшими инструментами для работы удаленной команды. Так сложилось, что практически вся моя деятельность проходит онлайн. Для меня это максимально комфортно, продуктивно и очень организованно.
Я вообще с трудом представляю, как людям приходится каждый будний день ездить на работу, работать в офисе. Ведь у большинства офисных работников работа проходит именно в компьютере и интернете. Почему бы команде не работать в своих квартирах?
Что важно для удаленной команды
При выборе сервисов для удаленной команды важно предусмотреть:
- возможность совместной работы над файлами;
- возможность хранения информации ;
- возможность доступа с любых устройств и синхронизация данных (компьютер, ноутбук, смартфон);
- возможность давать различные уровни доступа членам команды.
Документооборот
Прежде всего нужно выбрать облачный сервис для хранения и совместной работы с документами.
Google drive — сервис № 1 для удаленных команд. Совмещает в себе в себе облачное хранилище для файлов и замену офисных пакетов Microsoft (Таблицы, Документы, Презентации, Формы). Позволяет создавать, совместно работать над файлами, делиться ссылками с другими на просмотр, комментирование или редактирование. Можно создавать папки, давать доступ отдельным лицам с помощью e-mail. Сервис абсолютно бесплатный, вы покупаете только гигабайты в облачном хранилище (до 15 ГБ бесплатно). Для получения своего Google Диска достаточно зарегистрировать почту на gmail.com
Для крупных компаний есть Google Suite. Есть еще другие сервисы, можете поискать в интернете самостоятельно.
Evernote — сервис по организации текстовых заметок онлайн. Очень удобен для сбора предварительной информации по статьям, сбора идей, написания постов для соцсетей. Можно работать с телефона или с компьютера. Что там рекомендую записывать:
- серии писем для рассылки (создаете блокнот Рассылка № 1 и каждая новая заметка — это новое письмо);
- посты на месяц для соцсетей;
- сбор чужих статей для анализа, написания своих статей.
Облачные хранилища
Удобно, когда все документы и файлы по работе хранятся в интернете. В этом помогают облачные хранилища: Яндекс, Mail.ru, Dropbox и другие. Google Диск также является подобным хранилищем. Только нужно докупить достаточное количество места.
Почта
Через почту важно отправлять наиболее важные документы: договора, акты приемки работ. Отправленное электронное письмо своего рода «подписывает» и дает согласие на выполнение действий. Рекомендую важные действия между вами и сотрудниками/заказчиками фиксировать именно через e-mail.
Желательно использовать доменную фирменную почту или отдельные рабочие e-mail на бесплатных почтовиках. Крайне нежелательно, чтобы удаленный сотрудник использовал свою личную почту для рабочих целей. При увольнении сотрудника вы потеряете важную часть переписке с вашими Покупателями.
Идеальный вариант: зарегистрировать общую рабочую почту с названием Info@домен.ру и отдельные рабочие ящики для сотрудников. При этом вы всегда можете поменять пароль ящика и оставить всю переписку себе.
Мессенджеры, чаты и Skype
Командные чаты играют важную роль в удаленной деятельности. Это средство оперативной связи друг с другом. Важно выбрать определенный мессенджер, соцсеть или другой инструмент коммуникации. Четко дайте своим сотрудникам понять для каких целей нужен чат, что в нем можно писать и что нельзя.
Например, у вас может быть общий чат фирмы для общения вне работы и чат по отделам/проектам для мозгоштурмов и обсуждения текущих дел. За чатом всегда нужно следить и контролировать ситуацию.
Конференц-связь
Для поддержания рабочего темпа, обсуждения текущих дел, контрольных точек желательно устраивать систематические созвоны всей команды или отдельных подразделений. Здесь выбирайте сервис для видеосвязи, где сотрудники могут видеть друг друга по видеосвязи, общаться голосом и записывать текущий созвон. Есть много бесплатных и платных сервисов. Ниже я предлагаю те, которые использую лично. Записывать важно, так как иногда некоторые не смогут посещать созвоны и нужно будет предоставить запись. Также запись можно пересмотреть, если вдруг что-то забыли записать или сделать нужные выводы.
Skype бесплатный сервис, позволяющий устраивать аудио и видеосозвоны для небольших групп. Для записи нужен отдельный сервис.
YouTube трансляции позволяют создавать закрытые комнаты для общения групп. Здесь есть чат, можно расшарить свой экран или другую программу с компьютера, можно записать разговор.
Proficonf — простой и удобный сервис для проведения внутренних созвонов и даже открытых вебинаров на большое количество людей. Здесь доступ простой: вы высылаете участникам созвона ссылку для входа в виртуальную комнату.
Zoom — зарубежный сервис для конференц-связи. Из недостатков: для открытия комнаты нужно скачивать и устанавливать на компьютер файл или приложение на телефоне.
Управление проектами
Есть специальные сервисы, помогающие упростить и автоматизировать работу для команды. Они называются CRM (система управления взаимоотношений с клиентами) или системы управления проектами. В своей практике я использовала следующие инструменты:
Тrello — сервис, созданный на основе системы «канбан». Про этот сервис я напишу отдельную статью. Здесь удобно работать небольшими командами в рамках одного-двух проектов. Данный сервис рекомендую организаторам событий, фрилансерам, консультантам и прочему микробизнесу. Для мультипроектных компаний рекомендую освоить полноценную CRM.
Битрикс24 — прекрасная CRM для удаленной команды. Особенно хороша для тех, кто ведет одновременно несколько проектов с разным составом команд и разной степенью доступа полномочий.
Gannt Pro — сервис, позволяющий создавать диаграммы Ганта. Подходит для управление проектами. Также в нем появилось сейчас дополнение в виде доски «канбан», что упростило работу и избавило от поиска дополнительного сервиса.
Прочие командные инструменты
Canva — cервис для создания креативных и красивых постов, бланков, презентаций, буклетов без навыков программ графического дизайна. Здесь есть много различных шаблонов, шрифтов, подходящих фото. Можно создать командный аккаунт и хранить все наработки в нем.
Coggle — программа для создания интеллект-карт онлайн. Вы можете одновременно наполнять карту разума. Картой легко поделиться с помощью ссылки.
Miro — один из моих любимых сервисов. Здесь можно совместно создавать доски обсуждений проектов. Здесь есть много различных шаблонов таких документов, как бизнес-модель Остервальдера, карты разума, диаграммы, swot-анализ и другие.
Lucidcart — данный сервис отлично подходит для создания блок-схем. Такие схемы часто нужны при визуализации воронок продаж, алгоритмов и скриптов.
